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施工企业该如何办理名目部公章?

点击数:846  时间:2018/6/6

对施工企业而言,刻制名目部公章容易,办理却难,名目部公章是名目部印章中的办理重点。可以说,鲜有施工企业没有因名目部公章办理问题而付出过代价的。

一个工程施工完成,甚至移交发包方后,有多少施工企业领导有这样一份自信:这个名目不会出现企业所不把握的盖有名目部公章的债权文书?恐怕不会很多,现实中大量此方面的纠纷案件已可见一斑。有的施工企业因名目部公章办理问题遭受了重大经济损失,这令施工企业领导们心有余悸。

本文梳理首要问题与应对创议,希翼有利于施工企业最大限度减少此方面风险。

1
名目部公章刻制审批监督不够

有的施工企业在需要刻制名目部公章时,有关领导安排一个员工就去刻制了,刻制后即投入使用,没有相干刻制名目部公章的申请审批手续。

存在的风险:

1、名目部公章刻制数量、时间及刻制人员等无档案信息记录;

2、无名目部公章刻制后投入使用的交接记录;3

3、无名目部公章投入使用的相干文件,无投入使用时间、使用范围资料依据;

4、一个员工办理刻制名目部公章工作,对于刻制的名目部公章数量、交付企业前是否使用等问题无相干监督。

应对办法:

1、施工企业可限定拟刻制名目部公章必须报经总经理批准,由办公室开具先容信;

2、施工企业可限定由经管部门统一刻制,填写《印章制发申请表》,其他部门或人员不得刻制印章;

3、名目部公章的形体和规格,按国家有关限定实行;

4、刻制名目部公章时,必须有两人同往办理;

5、对于申请刻制文件等有关资料及刻制的印章,必须在企业经管部门首先备案;

6、名目部公章刻制后的所有交接工作,必须留有交接手续资料。

2
名目部尚未正式成马上已刻制公章并使用

在名目部尚未正式成立时,有的施工企业即刻制了名目部公章,并对外签订合同等法律文书。

存在的风险:

1、或许被工商等行政部门给予行政处罚;

2、所签合同等法律文书存在被认定无效的或许。无论所签合同等法律文书是否有用,施工企业都或许承担不利后果。

应对办法:

1、在名目部正式成立后申请刻制名目部公章;

2、按照施工企业内部审批程序及国家有关限定程序刻制。

3
未在公安部门指定刻章单位刻制名目部公章

刻制名目部公章时,有的施工企业没有在公安机关指定刻章单位刻制,而是随意找一单位或个人刻制。

存在的风险:

1、或许被公安机关给予行政处罚;

2、所刻制公章或许被刻制的单位或个人假冒;

3、需要寻找刻制的单位或个人时,或许已无从查找。

应对办法: 《国务院有关国家行政机关和企业事业单位社会队伍印章办理的限定》(国发〔1999〕25号)第二十三条限定:印章制发机关应标准和增强印章制发的办理,严刻办理程序和审批手续。国家行政机关和企业事业单位、社会队伍刻制印章,应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。按照上述限定,施工企业如刻制名目部公章,应到工程名目所在地公安机关指定的刻章单位刻制。

4
没有申请对名目部公章备案

有的施工企业没有对名目部公章向公安机关申请备案认识,或者知道应申请备案而未申请,刻制后即投入使用。

存在的风险:

1、或许被公安机关给予行政处罚;

2、出现名目部公章被假冒情况,对真实的名目部公章认定困难。

应对办法:

1、施工企业应到工程所在地公安机关申请办理备案手续,之后方可启用名目部公章;

2、此刻,有的公安机关受理名目部公章备案,有的公安机关却不受理。创议施工企业应尽量对名目部公章办案备案手续,以便能够对假冒的名目部公章实行鉴定,对于公安机关不予受理的,可留存相干已申请证据;

3、在启用名目部公章前,施工企业应有正式发文;

4、在启用名目部公章的发文中,应注明启用日期、使用范围等内涵。如替换原有公章的,还应声明原章废止;

5、名目部公章启用前要做到戳记,并留存样本备查。

5
刻制名目部公章等印章过多

对于一个工程名目,有的施工企业刻制的名目部印章过多,除名目部公章、财务部门印章外,还刻制了有合同专用章、办公室章、各首要科室章等,还有的施工企业在一个名目上刻制有两枚名目部公章。

存在的风险:

1、印章越多,办理难度越大,风险越大;

2、所刻制的印章都存在使用不当风险,如在对外合同等法律文书上加盖办公室章、科室章,或许导致施工企业承担了本不应承担的法律仔肩;

3、有多枚名目部公章时,或许被公安机关等有关行政部门给予行政处罚;

4、有多枚名目部公章时,对假冒的名目部公章认定难度更大。

应对办法:

1、名目与施工企业经营地在同一地区,可不刻制名目部公章,以减少因名目部公章使用给施工企业带来的法律风险;

2、在同一地区,仍需刻制名目部公章的,名目部印章可由企业相干部门保管。具体使用时,名目人员到相干部门加盖,或者相干部门人员到名目加盖;

3、不能出现两枚以上名目部公章,如存在,必须停用、销毁一枚。

6
名目部公章使用范围不清

一些施工企业对名目部公章使用范围没有限定或限定不清,可以使用业务专用章的,使用了名目部公章;应使用名目部公章的,却使用了业务专用章。

存在的风险:

1、盖章文书的效力或许为不确定或无效;

2、出现诉讼或仲裁案件时,除非施工企业有证据证明合同所涉印章与己无关或为他人私盖,否则法院或仲裁机构或许认定合同有用,还或许被法院或仲裁机构作出不利于施工企业的其它有关认定。

应对办法:

1、对名目部印章使用范围作出限定,凡属以施工企业名义对外发文、开具先容信、报送报表等情形,一律加盖施工企业公章,凡属合诸如此类的使用合同专用章,凡属财务会计业务的用财务专用章,职能部门印章仅限部门内部使用等;

2、刻制名目部技艺章、资料章、试验等科室章时,在印章上填加标注说明,如“此章仅限于工程技艺联络或资料专用”、“不得用于签订经济合同”、“签订经济合同无效”等字样;

3、名目部技艺章、资料章、试验等科室章无标注说明的,应在加盖印章处作出备注,说明盖章效力所及范围;

4、施工企业可在企业网站等媒介公示印章格式及使用范围等内涵。

7
名目部公章使用审批准则缺失

有的施工企业没有名目部公章使用审批准则,名目部公章使用具有一定随意性。

存在的风险:

1、不应加盖名目部公章的加盖了,导致施工企业承担法律仔肩;

2、对于不当使用名目部公章给施工企业造成损失的,相干仔肩人认定困难。

应对办法:

1、施工企业应明确限定名目部公章使用审批权限、范围以及审批仔肩;

2、施工企业应限定名目部各部门需要加盖名目部公章、合同专用章时,应填写《印章使用申请表》或《印章使用审批表》等,由名目经理签署是否核准见解。名目经理应把握哪些事件属于所属施工企业层级审批,注意不能超越权限;

3、名目经理不在岗时,可限定由副经理或名目书记签发,也可限定一般业务和事务性行文由副经理或名目书记签发。

8
未严刻按审批准则使用名目部公章

有的名目部公章使用审批手续不全,有的先盖章后审批,还有的是领导打招呼即加盖公章,且未补办审批手续,审批准则成为虚设。

存在的风险:

1、公章使用办理混乱,增补企业风险;

2、对于不当使用名目部公章给施工企业造成损失的,相干仔肩人认定困难。

应对办法:

1、在申请盖章手续不完备情况下,承担加盖名目部公章人员应具有拒绝权,特殊情形除外;

2、按照名目部自身运作特点,设计效率与风险办理兼顾的公章使用流程,包括特殊情况预案;

3、名目部首要办理人员应榜样遵守有关印章办理准则。

9
缺乏名目部公章保管准则

有的施工企业对名目部公章防火防盗问题注意不够,没有保险柜等设施设备收存名目部公章,只是放置在一般办公桌抽屉中。有的施工企业未设置专门人员保管名目部公章,保管人员更换时无交接手续。名目部公章有时脱离保管人员视线,保管人员随意允许他人代为加盖公章,还有的允许他人携带印章外出而缺乏监管办法。

存在的风险:

1、名目部公章损毁、被盗风险增大;

2、名目部公章被偷盖、私盖风险增大;

3、保管人员更换后,保管仔肩认定不清。

应对办法:

1、名目部公章应存放在带锁的专用箱柜内,实行专人专柜保管;

2、对于保管人员,应慎重选择,并由其签订保管仔肩书,明确保管仔肩;

3、限定保管人无独立使用名目部公章权力,但具有监督使用权力;

4、保管人必须包管公章使用时处于自己视线范围;

5、保管人暂时不能保管的,应安排临时保管人员并办理交接手续,注明移交人、接收人、监督人、移交时间、交接资料清单等;

6、尽量减少名目部公章外出使用情形,确需将名目部公章带出使用的,应提交申请报告,经名目经理等主管领导同意,二人以上同作为宜;

7、保管人员对保管期间的异常情况应及时向名目领导请示。

10
没有建立名目部公章使用登记档案

有的施工企业没有设立名目部公章使用登记档案,有的是临时用一张活页纸登记,登记记录断档或无序,有的名目领导本身就不按限定登记。

存在的风险:

1、一个名目结束后无完整的名目部公章使用档案记录

2、对于加盖名目部公章文书真实性无从核实;

3、不利于公章保管人恶意使用公章情形的认定。

应对办法:

1、名目部公章使用登记档案的建立非常重要,有利于名目部公章使用办理,有利于私盖、假冒名目部公章的识别,施工企业应予重视;

2、申请盖章人员应在登记文本中对有关事件、时间等实行登记签字,登记文本应有页码且为连续;

3、对所加盖文书复制留存,多页文书且没有必要留存全部复制件的,可对盖章页等做局部留存,按先后时间归档;

4、保管人员应对登记文本及档案妥善保管,幸免损毁或遗失,一按期限后将登记文本档案向名目部主管科室及施工企业备份。

11
在空白先容信、授权书等文书上加盖名目部公章

有的施工企业对于空白先容信、空白授权事件授权委托书法律风险认识不够,以致出具加盖有名目部公章的空白先容信、空白授权事件的授权委托书。

存在的风险:

1、空白先容信、空白授权事件授权委托书被错误填写内涵;

2、空白先容信、空白授权事件授权委托书被他人恶意填写不利于建筑施工企业的内涵;

3、空白先容信、空白授权事件授权委托书遗失后被他人利用,导致施工企业承担法律仔肩。

应对办法:

1、尽量幸免对外出具盖有名目部公章的空白先容信、空白授权事件授权委托书;

2、如因特殊情况需要开具时,应经名目经理审批同意,使用人在空白件复印件上作出签收说明,并在填写内涵之后至使用之前复印或拍照,交存名目部归档;

3、对于未提交原件的先容信、授权书,使用人应一并交回名目部归档;

4、对加盖名目部公章的先容信、授权委托书应统一编号登记,以备存查。

12
将名目部公章交给挂靠的企业或个人使用

为收取办理费,有的施工企业出借资质给其他企业或个人承接工程,甚至为图便利将名目部公章交给挂靠的企业或个人在施工中使用。

存在的风险:

1、或许被挂靠的企业或个人不当甚至恶意使用;

2、名目部并非买受人,施工企业却承担了材料、设备等购买仔肩;

3、名目部并非租赁人,却承担了租赁人仔肩等。

应对办法:

1、该种情形已少见,其风险隐患巨大。无论出于何种考虑,施工企业都不能将名目部公章交给挂靠的企业或个人使用;

2、名目部人员私自帮助挂靠企业或个人加盖名目部公章的,施工企业应追究其仔肩。

13
在应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书上加盖名目部公章

对于应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书,名目部办理人员擅自做主,以名目部名义签订,加盖名目部公章。

存在的风险:

1、导致法律文书效力的不确定性;

2、施工企业承担了不利法律后果。

应对办法:

1、在施工企业章程中统一限定名目经理权限、名目部公章使用范围与仔肩;

2、对名目经理出具授权书,明确其权限;

3、在施工企业宣扬媒介或名目部宣扬栏对授权书实行公示,并邀请公证机构予以公证;

4、施工企业与名目经理单独签订仔肩书,或在奖惩经营仔肩状类文书中明确名目经理权限与仔肩;

5、对于可知范围的材料商等首要交易相对人,经过函件方式告知名目经理的权限及名目部公章使用范围,但需要注意留有已送达证据;

6、对于应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书等法律文书,施工企业未予签订,但已加盖了名目部公章的,施工企业可按照具体风险情况考虑是否追认,对于不能追认的,应及时告知相对人,止付款项,也可与相对人协商变更或解除合同、担保、承诺,必要情况下也可提起诉讼或仲裁处置。

14
名目部公章遗失、被盗、被抢、毁损后处置办法不够

在名目部公章遗失、被盗、被抢、毁损后,一些施工企业的名目部不向所属施工企业请示,不及时向公安机关报案或报告,不在报纸等媒体上发布公告声明作废,而是自行重新刻制名目部公章,对于新刻制的名目部公章也不申请备案。还有的施工企业刻制新的名目部公章后,又找到了原来的名目部公章,但并未向公安机关说明、上缴并销毁原公章。

存在的风险:

1、或许被公安机关等有关行政部门给予行政处罚;

2、对于假冒名目部公章难以鉴定识别;

3、对于恶意使用已丢失、被盗名目部公章形成的法律文书,难以认定系恶意使用,施工企业或许承担不利的法律仔肩;

4、刻制新章仍保存已发现原章情形,对于相干加盖原章法律文书的真实性及效力认定,很或许不利于施工企业。

应对办法:

1、名目部公章被盗或被抢后,名目部应及时向所属施工企业请示,向当地公安机关报案,并采纳公告形式声明作废;

2、名目部公章遗失、毁损的,名目部也应及时向所属施工企业请示,向当地公安机关报告,并采纳公告形式声明作废;

3、重新申请刻制名目部公章的,应重新申请办理备案手续。

15
没有名目部公章回收、封存、销毁准则

在施工名目长期停工或竣工后,一些施工企业没有相干名目部公章回收、封存、销毁准则,如什么情况下应回收、封存、销毁名目部公章,具体如何实施和监督等。在应回收、封存、销毁名目部公章时,或许仍然由名目经理或书记等个人保管。

存在的风险:

1、名目部公章回收、封存、销毁无准则遵循;

2、容易导致名目部公章被不当甚至恶意使用;

3、在名目经理、书记等保管名目部公章人员离职或产生其它意外情况时,施工企业或许已将无法查找、回收名目部公章。

应对办法:

1、施工企业应按照《国务院有关国家行政机关和企业事业单位社会队伍印章办理的限定》第二十四限定,在名目部公章办理准则中增补名目部公章回收、封存、销毁内涵限定;

2、施工名目长期停工或竣工,以及出现名目部公章毁损情况时,名目部应向所属施工企业主管部门交回名目部公章,办理相干回收手续,注明停用时间;

3、建立名目部公章上交、存档、销毁的登记档案。

16
同时使用多枚名目部公章

有的施工企业在一个名目上刻制有两枚甚至多枚名目部公章,这种情况同时刻制的少见,但先后刻制的情况存在。

存在的风险:

1、或许被公安机关等有关行政部门给予行政处罚;

2、对假冒的名目部公章认定非常困难。

应对办法:为减少多枚名目部公章办理中的巨大法律风险,也幸免被有关部门处罚,施工企业不能同时拥有或使用两枚以上名目部公章。

17
加盖名目部公章的法律文书上无代表人、被授权人或承担人签字

有的施工企业在合同等法律文书上加盖名目部公章后,代表人、被授权人或承担人并没有在盖章处签字。

存在的风险:

1、不利于认定相干经办人员;

2、不利于追究相干经办人员签订合同等法律文书仔肩;

3、名目部公章被假冒情形多见,只有公章,没有签字,不利于识别假冒的名目部公章。

应对办法:施工企业可限定,除特殊用途文书外,加盖名目部公章的法律文书,相干经办人员必须在代表人、被授权人或承担人处签字。同时,也应请求合诸如此类文书相对人的经办人员同样实行签字。

18
现假冒名目部公章不及时报案

有的施工企业在已发现有假冒的名目部公章后,没有及时报案,没有采纳有用的应对办法,没有一追到底。

存在的风险:

1、对于有关争议事件,或许被认定存有过失;

2、假冒名目部公章继续使用,风险增大。

应对办法:

1、发现有假冒名目部公章,施工企业应及时向公安机关报案,提供相干线索;

2、对于最终认定材料供应商、工程分包商、劳务分包商等私刻名目部公章的,施工企业应追究其法律仔肩,不再与其保持协作,并可考虑在一定范围内实行通报。

19
名目部公章风险认识有待增强

有的施工企业并未在企业内部展开有关名目部公章风险办理训练,名目部公章办理风险防控仅停留在有限的首要办理人员层面。施工企业人员发现名目部公章被不当使用,缺少监督、制止、举报认识,没有形成施工企业全员印章风险防控。

存在的问题:

1、不利于名目部公章使用的监督办理;

2、不利于及时发现名目部公章的不当甚至恶意使用。

应对办法:

1、增强名目部公章风险办理的训练工作,经过案例让企业员工认识到名目部公章办理不当或许导致的风险,以及制定名目部公章保管、使用办理准则的必要性;

2、经过在企业内部张贴文字、漫画等形式宣扬名目部公章办理准则;

3、按期检查相干准则的实行情况,并予公布。

20
现代信息办理鬼蜮伎俩利用不足

施工企业办理多为粗放式,对于名目部公章的办理也多停留在传统模式中,没有尝试甚至不了解现代信息鬼蜮伎俩或许带来的办理效果。

存在的问题:名目部公章办理鬼蜮伎俩落后,信息化办理鬼蜮伎俩运用不够。

应对办法:施工企业可了解企业印章办理开发系统App,尝试更高效、安全的远程监控等现代化办理模式。

最后,说一说非仅属施工企业的名目部公章备案问题。

我国施工企业数量庞大,这些施工企业在建工程名目部数量更大。多年来,涉及施工企业名目部公章真伪的案件众多,名目部公章乱象不绝。

然而,对于名目部公章能否备案问题,各地公安机关实际把握不一,且多数公安机关不受理名目部公章备案。施工企业名目部公章不能实行备案,其合法性、唯一性就不能确定,对于假冒名目部公章的鉴定工作也就很难实行,施工企业往往很难证明其名目部公章的合法性、唯一性。

但愿有关部门能够重视施工企业名目部公章备案这一问题,让施工企业能够对名目部公章实行备案,以自证其身。




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